За прошлый год тарифы на прямые перевозки выросли на 80%, а цены на логистику и авиаперелеты увеличились на 35%. При этом почти все компании продолжают отправлять грузы, а их сотрудники летают в командировки. При растущих расходах бизнесу все сложнее получать прибыль. Однако способы повышать эффективность, но при этом не терять очков в заботе о сотрудниках все еще остаются.
Золотые путешественники
Рост тарифов на перевозки влияет не только на логистику, но и на другие бизнес-процессы. Так, почти 30% компаний отправляют сотрудников в деловые поездки каждую неделю, а еще почти 40% делают это раз в месяц или раз в квартал, говорится в исследовании Ассоциации менеджеров. Деловые путешественники составляют 12% от всех пассажиров на рейсах авиакомпаний. Они, как правило, покупают более дорогие места и часто делают это в последний момент, из-за этого их наличие на борту для авиакомпании в два раза выгоднее остальных пассажиров.
По статистике компании Millennium, часть предприятий бронирует поездки менее чем за три дня до вылета (а иногда и всего за сутки), другие делают заказы за 4–7 дней до отъезда.
Эти данные основаны на анализе заказов от госкорпораций, крупных коммерческих предприятий, среднего и малого бизнеса. Millennium выступает интегратором между поставщиками услуг (авиакомпаниями, отелями, перевозчиками) и корпоративными клиентами. Программа включена в реестр российского ПО и, кроме бизнес-тревел-услуг, предлагает специальный модуль аналитики данных. Бизнес обращается к продукту Millennium для бюджетирования и комплексной автоматизации деловых поездок и мероприятий.
Модуль аналитики затрат Millennium определяет около 20 триггерных точек, которые снижают себестоимость деловой поездки. Сюда входит, например, анализ раннего бронирования, затраты на возврат и выявление нарушителей лимитов. На основании этих данных можно определить, кто из сотрудников тратит на командировки больше остальных. Такая статистика поможет понять, соответствует ли бюджет, выделенный на деловые поездки, реальной пользе для компании.
Кадровая ценность
Как мы писали ранее, к прошлому июлю уровень безработицы в стране снизился до 3%, это рекордно низкий показатель за всю историю наблюдений с 1991 года. В последние годы бизнесу чрезвычайно сложно найти подходящих сотрудников.
Работники предприятий при этом могут не оценить усилий руководства по оптимизации деловых поездок. Доход от командированных путешественников составляет 75% прибыли авиакомпаний. Такая доля достигается в том числе за счет более дорогих билетов, которые покупают для деловых поездок.
Повысить лояльность часто летающих сотрудников можно следующими способами.
- Не заставлять их приезжать в офис только для сдачи отчетности по командировке.
- Освободить от бумажной работы, которая не входит в их обязанности.
- Автоматизировать рабочее место для заказа билетов, проживания и формирования авансового отчета для экономии рабочего времени.
- Интегрировать тревел-модуль в учетную систему компании для мгновенного отражения операций: сотрудникам бухгалтерии не придется обрабатывать десятки однотипных документов вручную.
В попытках избавиться от «бабушкиных» методов работы в марте 2024 года Минтранс разрешил отчитываться о расходах на приобретение авиабилетов электронными посадочными талонами вместо бумажных документов. Сейчас для подтверждения факта перелета достаточно предоставить в бухгалтерию электронный посадочный талон, оформленный авиакомпанией при онлайн-регистрации на рейс. Наличие каких-либо отметок (как в печатном посадочном талоне) не требуется.
Еще до решения Минтранса в Millennium работали над возможностью «не собирать бумажки» после рейсов и предлагают клиентам так называемую цифровую справку о перелете. Можно подтвердить факт пребывания сотрудника на рейсе этим документом, который автоматически выгружается вместе с авансовым отчетом или предлагается отдельным файлом.
Интеграция и электронный подход
Несмотря на постоянные призывы к повышению эффективности, степень автоматизации увеличивается не во всех компаниях. Так, в промышленном производстве она выросла на 75%, а вот в офисах увеличилась только на 3%. Это может быть связано с тем, что все силы ИТ-специалистов направлены на цифровизацию собственных производств, а офисные операции не всегда в приоритете.
В то же время затраты на командировки могут занимать третье-четвертое место в топе расходов компании после аренды, зарплат сотрудников и амортизации производства. Учитывая это, бизнес все же стремится найти ИТ-решения, на интеграцию которых не требуется большого внутреннего ресурса.
Компания Millennium предлагает предприятиям тревел-платформу, где запрограммированы все командировочные бизнес-процессы: бюджетирование, настройка тревел-лимитов и политик, многоуровневые авторизации, подписание приказов УКЭП и простой ЭЦП, бронирование и выписка билетов и ваучеров, согласование и подписание авансового отчета ЭЦП. Ответственным за командировки специалистам доступны дашборды, отчеты и специальная аналитика.
Курс на человечность
По данным компании Millennium, больше 95% клиентов использует тревел-платформу как SaaS-модель (software as a service, программное обеспечение как услуга). Поставщик самостоятельно управляет приложением и предоставляет заказчикам доступ к функциям через веб-браузер или мобильное приложение.
Ссылку на платформу часто «вшивают» в корпоративный портал, чтобы сотрудник не вводил логин и пароль, а заходил бесшовным способом. Помочь может, например, SSO — процесс, позволяющий пользователям использовать одни учетные данные для доступа к нескольким приложениям или сервисам. Так тревел-платформа становится внутренним модулем предприятия.
Собственные ИТ-специалисты компании только принимают решения о типе интеграционных связок и способе их интеграции. Это может быть прямая интеграция в «1С» или SAP, API или XML-файлы.
Однако даже при высокой степени автоматизации на каждые 100 заказов приходится 50 обращений к менеджерам тревел-поставщика. Профессиональная поддержка со стороны специалистов вряд ли когда-то сможет быть автоматизирована. В работе над деловыми поездками, вероятно, и дальше будут сочетаться новые ИТ-решения и грамотная человеческая поддержка.
