Во втором полугодии 2024 года маркетинговые и корпоративные мероприятия пройдут в 46% российских компаний, это самый высокий показатель за последние три года. Почти половина работодателей планирует увеличить выделяемый на ивенты бюджет. Достигают ли при таких тратах компании своих целей и как вообще оценивают экономическую целесообразность корпоративных мероприятий, разбираемся в материале.
Свято место пусто бывает
Несмотря на позитивные тенденции на рынке труда, к 2020-м Россия столкнулась с острым дефицитом кадров. К прошлому июлю уровень безработицы в стране снизился до 3%, это рекордно низкий показатель за всю историю наблюдений с 1991 года. А в августе 2023 года 60% предприятий сообщили о нехватке персонала, отчитывался Банк России.
Принцип «свято место пусто не бывает» перестал работать. Чтобы удержать сотрудников, компании вынуждены повышать заработные платы, вводить обширные бонусные системы и прибегать к услугам дорогостоящих HR-специалистов. Еще один способ «подружиться» с кадрами — проводить корпоративные мероприятия для сплочения коллектива и решения маркетинговых задач. Ведь специалисту будет сложнее уволиться из компании, где его ценят не только материально, но и морально.
Интерес к сотрудникам, праздникам и экологии
Корпоративные мероприятия — это не только способ удержать работника в компании. Бизнес проводит их для укрепления командного духа, повышения мотивации сотрудников, обучения и развития персонала, а также для улучшения внутренней коммуникации и работоспособности коллектива.
Вот самые распространенные типы корпоративных мероприятий.
- Конференции и семинары обычно включают в себя презентации или групповые дискуссии на темы, связанные с отраслью. Такие мероприятия подходят для налаживания контактов, обмена знаниями и профессионального развития.
- Тимбилдинг нужен для сплочения коллектива и повышения доверия между сотрудниками. Мероприятия нередко проводят на природе, с активным отдыхом и групповыми упражнениями по решению личных и рабочих конфликтов.
- Праздничные вечеринки проводят по какому-либо торжественному поводу. Зачастую мероприятия не ограничиваются лишь развлекательной программой, но включают также официальную часть с награждением лучших сотрудников и постановкой целей на ближайшее время.
- Благотворительные мероприятия демонстрируют стремление компании помогать обществу и поддерживать социальные или экологические цели. Они могут включать в себя волонтерство, сбор средств или участие в общественных инициативах.
Разумное финансовое проведение
Просчитать экономическую целесообразность мероприятий можно по определенным параметрам. Обычно этим занимаются ивент-менеджеры или HR-специалисты, но не у всякого бизнеса хватает на это ресурсов. Поэтому часть компаний проводит мероприятия без учета экономической составляющей и расчета ROI (return on investment) — соотношения между прибылью и затратами.
Так или иначе, это нужно делать, и подсчитать это можно автоматически: компания Millennium предлагает использовать специальный модуль своей программы, отвечающий за формирование аналитики. Программа Millennium включена в реестр российского ПО и предлагает набор аналитики с «сырыми» данными или готовыми дашбордами с финансовыми показателями. Millennium организует и проводит для бизнеса более 100 тыс. мероприятий в год, работая по модели O2O (online to offline), которая помогает компаниям активно развивать продажи в цифровом и реальном мирах.
По данным исследования Millennium, 20% затрат на качественное времяпрепровождение сотрудников дает 80% результата, если речь идет о внутрикорпоративных мероприятиях.
Маркетинговые миллиарды
Маркетинговые инструменты приносят не только репутационный, но и экономический результат. Так, например, фармацевтические компании ежегодно тратят на маркетинг, в том числе организацию мероприятий, $30 млрд. И затрачиваемые бюджеты постоянно растут: в 1997 году на этот раздел уходило всего $17,7 млрд, а в 2016-м — уже $29,9 млрд. В основном фармацевтические компании вкладывают деньги в организацию и участие в научных конференциях, круглых столах и мероприятиях по продвижению лекарственных препаратов.
Производители товаров повседневного спроса (FMCG), в свою очередь, увеличивают расходы на диджитал-продвижение на 7% в год. В целом же крупные игроки этого рынка повышают затраты на маркетинг, стремясь нарастить объемы продаж на фоне ужесточающейся конкуренции со стороны развивающихся региональных брендов. Увеличивать бюджеты без расчета эффективности было бы неверно. По данным компании Millennium, на каждые 100 млн маркетингового бюджета обычно организуют около 400 мероприятий. У крупных компаний возможности в разы больше, и они заказывают 3–5 тыс. ивентов в год. При этом каждое мероприятие — это не один десяток услуг. Для управления ими нужно программное обеспечение, позволяющее вести операционный учет, бюджетирование и аналитику. Маркетинговые миллиарды принесут реальную пользу только при профессиональном контроле и наличии автоматизированных процессов.
Корпоративное стимулирование
В контексте описания событийного и делового туризма можно встретить аббревиатуру MICE, которая в переводе с английского означает «встречи, поощрения, конференции и выставки» (meetings, incentives, conferences, and exhibitions). По сути, это более емкое описание корпоративных мероприятий, которые могут проводить компании.
MICE-индустрия играет важную роль в стимулировании бизнеса. Благодаря таким мероприятиям появляется площадка для обмена знаниями, опытом, деловыми контактами и развития профессиональных отношений.
Ориентируемся на своих
Другой способ оценить целесообразность затрат на проведение маркетинговых мероприятий — сравнить их с затратами аналогичных предприятий отрасли или с другими показателями по рынку в целом.
Подобную систему анализа несколько лет назад разработали в Millennium. Сравнение затрат бизнеса из разных сфер доступно клиентам компании по подписке на специальный модуль.
Алгоритм работы модуля построен следующим образом: каждого корпоративного клиента во внутренней системе относят к определенной сфере деятельности — по ОКВЭДу. Это может быть, например, добыча полезных ископаемых, производство лекарственных препаратов, FMCG, ретейл или производство. Для более релевантного сравнения учитывают численность персонала предприятия и официальные данные о выручке.
Когда клиент заказывает в Millennium мероприятие, событие автоматически относится к разряду «Маркетинговое», «Корпоративное» или «Протокольное» и далее к определенной группе. Например, «Участие в научной конференции», «Участие в выставке» или «Презентация новой продукции» относятся к маркетинговым мероприятиям, «Тренинг» или «Цикловая конференция» — к корпоративным.
Каждое мероприятие ранжируют по количеству человек и набору услуг. После завершения ивента автоматически вычисляют затраты на его проведение, а затем с помощью специального алгоритма группируют данные. Благодаря этому получается сравнивать затраты на мероприятия как с конкурентами, так и с рынком в целом.
На чем экономить без потерь
Однако чтобы получить выгоду при проведении мероприятия, одного только сравнения с конкурентами или расчетов в процентах недостаточно. Обратить внимание стоит и на то, насколько рационально будут потрачены деньги на организацию. Современные технологии позволяют экономить на многих этапах, в этом помогает автоматизация.
Millennium предлагает клиентам отслеживание статуса события, интеграцию и автоматическое формирование документов и проводок по прошедшим мероприятиям во внутренних учетных системах. В основном компании применяют интеграцию с «1С» и SAP, но можно работать и с другими внутренними учетными системами.
Интеграция данных в учетную систему компании помогает снизить стоимость затрат на организацию мероприятий для заказчиков на 10–15%.
Кроме того, благодаря этому сотрудники тратят меньше времени на бумажную работу и проверки, а их эффективность повышается, что особенно важно в условиях дефицита кадров.
Автоматизация обеспечивает строгий контроль расхода бюджета. В совокупности инструменты, которые применяют в компании Millennium, позволяют ее клиентам экономить не менее 25% бюджета на организацию мероприятий.
